深草地域ポータル

プライバシーポリシー

1．基本方針

本サービスは、個人情報の保護に関する法律その他の関係法令・指針を踏まえ、 取得した個人情報を適正に取り扱います。 町内会活動だからという理由だけで、住民の個人情報を自由に閲覧・利用できる仕組みにはしません。

2．取得する情報

本サービスでは、利用する機能に応じて、次の情報を取り扱う場合があります。

• 町内会、組・班、世帯に関する情報
• 氏名、住所、メールアドレス、電話番号等の連絡先
• ログインアカウント、利用権限に関する情報
• 回覧板等の閲覧・既読に関する情報
• アンケート、行事、防災等について利用者本人が登録・回答した情報
• システムの安全な運用に必要なアクセス・操作記録

取得項目は、町内会運営および本サービスの提供に必要な範囲に限定することを基本とします。

3．利用目的

取得した情報は、主として次の目的で利用します。

• 町内会への所属、世帯、組・班等の管理
• 回覧板、お知らせ、地域情報等の配信
• 利用者本人の確認およびログイン管理
• 役員、会計、町内会管理者等の権限管理
• 町内会行事、アンケート、会費、防災・安否確認等、本サービスで提供する地域活動
• 問い合わせへの対応
• 不正利用の防止、障害対応、システムの安全な運用

新たな目的で個人情報を利用する必要が生じた場合は、必要に応じて利用目的を明示し、 本人の同意その他法令上必要な手続きを行います。

4．一般住民への公開範囲

一般住民が、他の世帯・住民の氏名、住所、電話番号、メールアドレス等を 自由に閲覧できることを前提としたシステムにはしません。

名簿等として他の住民へ個人情報を提供する必要がある場合は、 利用目的・提供する項目・提供先等を明らかにし、法令に従って必要な同意等を確認します。

5．役員・管理者による閲覧

町内会長、町内会管理者、役員、会計担当者等についても、 役割上必要な範囲に応じて閲覧・操作できる情報を制限します。 役員であることのみを理由に、すべての個人情報を閲覧できる運用にはしません。

6．パスワードの取扱い

利用者のパスワードは、システム上で復元可能な平文のまま保存しないことを基本とします。 管理者が利用者の現在のパスワードを知ることを前提とした運用は行いません。

7．第三者への提供

個人データを本人以外の第三者へ提供する場合は、 法令に基づく場合などを除き、原則としてあらかじめ本人の同意を得ます。

業務上、システム保守その他の業務を外部へ委託する場合は、 必要な範囲に限定し、委託先に適切な取扱いを求めます。

8．安全管理

個人情報の漏えい、紛失、不正アクセス等を防止するため、必要かつ適切な安全管理に努めます。

• 利用者ごとのログイン管理
• 役割に応じたアクセス権限の制御
• パスワードの適切な保護
• 通信の暗号化（HTTPS）
• 必要に応じた操作記録・監査記録の保存
• 不要となった情報の適切な削除・利用停止

9．退会・転出等の場合

町内会からの退会、転出、利用終了等により個人情報を利用する必要がなくなった場合は、 法令上または町内会運営上保存が必要な情報を除き、 利用停止、削除または必要な範囲への縮小を行います。

10．防災・安否確認等の情報

将来、防災・安否確認等で健康状態、障害、要支援状況その他の慎重な取扱いを要する情報を扱う場合は、 通常の町内会員情報とは区別し、利用目的、閲覧できる者、保存期間等を明確にした上で、 必要な同意その他の手続きを設けます。

11．本人からの確認・訂正等

利用者本人から、自身の登録情報について確認、訂正、利用停止等の申し出があった場合は、 本人確認を行った上で、法令および本サービスの運用ルールに従って適切に対応します。

12．本方針の変更

本サービスの機能追加、運用方法の変更、法令等の変更に応じて、本方針を改定する場合があります。 重要な変更を行う場合は、本サービス上で分かりやすくお知らせします。

13．お問い合わせ

個人情報の取扱い、本方針、登録情報の確認・訂正等については、 所属する町内会の管理者または本サービス管理者へお問い合わせください。